Privacy Statement

Inleiding

CenEnergy nv vindt jouw privacy zeer belangrijk, daarom hebben wij met de AVG in het achterhoofd deze privacy policy opgesteld. Deze specifieke policy behandelt zowel de verwerkingen met persoonsgegevens op de publieke website als de verwerkingen binnen de Klantenzone en de APP.

Deze policy werd voor de leesbaarheid opgedeeld in drie delen

(1) Een Algemeen deel voor alle informatie die van toepassing is op zowel de verwerkingen van de website als op de verwerkingen van de Klantenzone.


(2) Informatie over de specifieke verwerkingen van de Publieke Website.


(3) Informatie over de specifieke verwerkingen van de Klantenzone en de APP.

DEEL 1 : ALGEMENE INFORMATIE

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en op welke manier wij dit doen. Daarom krijg je in dit privacy beleid op een duidelijke manier antwoord op volgende vragen:

  • Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
  • Wat betekenen een aantal belangrijke begrippen in deze policy?
  • Verdere verwerkingen
  • Het gebruik van Cookies
  • Op welke manier beschermen wij jouw persoonsgegevens?
  • Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens? Worden jouw persoonsgegevens internationaal doorgegeven?
  • Welke zijn jouw rechten?
  • Wie contacteer je in geval van vragen i.v.m. deze privacy policy?
  • Wijzigingen van de privacy policy en het cookiebeleid

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is CenEnergy NV, met maatschappelijke zetel Boomsesteenweg 12 / unit 8, 2630 Aartselaar.

Indien je vragen hebt omtrent de verwerking van jouw persoonsgegevens, contacteer dan de DPO via dpo@cenenergy.be .

Wat betekenen een aantal belangrijke begrippen in deze policy?

  • AVG: de Algemene Verordening voor Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens in werking sinds 25 mei 2018. (Ook wel GDPR – General Data Protection Regulation genoemd.
  • Persoonsgegevens: dit is alle informatie die direct (naam, adres, e-mail, geboortedatum, ...) of indirect (IP-adres, nummerplaat auto…) toelaten om personen te identificeren.
  • Bijzondere categorie persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie van ene persoon of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Verwerken van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
  • Verwerkingsverantwoordelijke: De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de doeleinden waarvoor en de middelen waarmee persoonsgegevens worden verwerkt. CenEnergy NV is verwerkingsverantwoordelijke voor alle gegevensverwerkingen die in dit beleid worden beschreven.
  • Betrokkene: een natuurlijke persoon van dewelke wij persoonsgegevens verwerken
  • Verwerker: een partner die in opdracht van CenEnergy persoonsgegevens verwerkt.
  • Standard Contractual Clauses (SCC) : een SCC is een door de Europese Commissie opgesteld modelcontract dat ervoor moet zorgen dat het beschermingsniveau bij een organisatie in een derde land overeenkomt met het beschermingsniveau binnen de Europese Unie.
  • Verwerkersovereenkomst: een specifieke overeenkomst tussen de verwerker en waarbij CenEnergy bepaalt en beperkt welke gegevens voor welke doeleinden mogen verwerkt worden en waarin de verwerker de nodige garanties biedt met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens volgens de Belgische privacywetgeving en de Europese Verordening van Persoonsgegevensbescherming en alle uitvoeringsbesluiten.

Gebruik van cookies

CenEnergy maakt geen gebruik van cookies op haar publieke website. De cookie policy voor de klantenzone en het daarmee samenhangende toestemming mechanisme wordt op dit ogenblik ontwikkeld en wordt zo snel als mogelijk geïmplementeerd.

De gebruikte cookies voor de klantenzone zijn enkel functionele en technische cookies en geen advertentiecookies.

Op welke manier beschermen wij jouw persoonsgegevens?

Jouw privacy heeft bij ons de hoogste prioriteit, daarom stellen wij alles in het werk om jouw persoonsgegevens te beveiligen. Wij hebben alle passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw gegevens te beschermen tegen een mogelijke gegevensbreuk.

PHPSESSID

Behoudt de status van de gebruikerssessie voor alle paginaverzoeken.

SERVERID

Deze cookie wordt gebruikt om de bezoeker toe te wijzen aan een specifieke server - deze functie is noodzakelijk voor de functionaliteit van de website.

alertMessagesRetrievedData

Dit is een sessiecookie die wordt gebruikt om het opgehaalde tijdbericht bij te houden.

alertMessagesUserId

Dit is een sessiecookie. Wanneer een laadpunt in een foutstatus terechtkomt, krijgt een gebruiker een melding met betrekking tot dat laadpunt.

alertsCounts

Dit is een sessiecookie, de alleen-lezen eigenschap die het aantal geactiveerde OnAlert-gebeurtenissen in de huidige toepassingssessie bepaalt.

alertsServerity

Dit is een sessiecookie voor het waarschuwingsniveau van berichten.

messagesCount

Dit is een sessiecookie die het totale aantal gespreksitems in een sessie weergeeft.

sidebarCollapsed

Dit is een sessiecookie die wordt gebruikt voor een inklapbaar zijbalkmenu.

tasksSuccess

Dit is een sessiecookie voor taaksucces.

tasksStarted

Dit is een sessiecookie voor het succesvol starten van de taak.

Zo is ons smart management SaaS platform, dat de core business activiteiten ondersteunt, zowel organisatorisch als technisch gecertifieerd : ISO9001:2015 (kwaliteit), ISO27001:2013 (IT Security) en ISO27701 (Privacy). De best mogelijke combinatie van certificatie om alle betrokkenen te verzekeren dat hun gegevens professioneel beschermd zijn.

Wie heeft er toegang tot jouw persoonsgegevens?

Intern

Binnen onze organisatie hebben alleen de daartoe gemachtigde personeelsleden en de personen die wij aanwijzen, toegang tot jouw persoonsgegevens. Dit zijn alleen die personen die voor de correcte uitvoering van hun functie of voor de behoeften van de dienst, toegang nodig hebben.

Extern

CenEnergy werkt samen met derde partijen, verwerkers genoemd, zoals hosting- en ICT partners. Met deze verwerkers worden in de vorm van verwerkersovereenkomsten de nodige garanties voor de rechten en vrijheden van jou als bezoeker gegarandeerd. Persoonsgegevens van bezoekers van de website worden verder door ons niet doorgeven aan derde partijen, tenzij er wettelijke verplichtingen zijn of wanneer dit in verband zou zijn met een door u gedefinieerde klacht en de input of betrokkenheid van derden strikt noodzakelijk zou zijn.

Internationaal

Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven naar verwerkers in niet-adequate landen (bv. bepaalde landen buiten de EU zoals de Verenigde Staten) met de uitzondering dat CenEnergy gebruik maakt van O365, een applicatie van Microsoft, een Amerikaans bedrijf voor o.m. het e-mail verkeer. Met Microsoft werden Standard Contractual Clauses (SCC) ondertekend.

Andere

Jouw persoonsgegevens zullen, behalve in de hierboven beschreven situaties, niet aan derden worden overgemaakt zonder uw voorafgaande toestemming. In geen geval zullen zij worden verkocht, verhuurd of ter beschikking gesteld aan derden zonder jouw voorafgaande toestemming.

Welke zijn jouw rechten?

Als je gegevens met CenEnergy deelt, heb je als betrokkene een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Deze worden hieronder beschreven.

Recht

Omschrijving

Het recht op informatie

Dit recht wordt beschreven in dit document

Het recht op toegang

Je kan steeds aan CenEnergy een verzoek richten om al de door ons opgeslagen gegeven in te kijken of hier een uitdruk van te verkrijgen in een leesbaar formaat. Wanneer je deze informatie opvraagt zal CenEnergy deze voorzien van alle noodzakelijke informatie zoals: de verwerkingen, de retentieperiode, de wettelijke grond voor verwerking en de ontvangers.

Wanneer wij twijfelen aan de identiteit van de aanvrager kunnen we steeds bijkomende identificatie vragen.

Deze informatie zal jou binnen de maand worden toegestuurd.

Recht op rechtzetting

Je hebt het recht om elk persoonlijk gegeven dat wij van jou verwerken te laten aanpassen wanneer je weet of vermoed dat dit niet correct is. CenEnergy zal dit zo snel mogelijk aanpassen.

Recht op verwijdering

Wanneer je niet meer wenst dat CenEnergy jouw persoonlijke gegevens verwerkt, kan je door middel van een e-mail via dpo@cenergy.be vragen om deze gegevens te verwijderen uit onze bestanden/databases.

Dit is echter geen absoluut recht en je dient er rekening mee te houden dat andere wetgeving dit recht kan beperken. Bv. kan je geen verwijdering vragen van gegevens waarop een wettelijke bewaartermijn werd vastgelegd en deze bewaartermijn nog niet werd bereikt.

Wanneer wij twijfelen aan de identiteit van de aanvrager kunnen we steeds bijkomende identificatie vragen.

Alle persoonlijke gegevens die wij van jou verwerken op basis van ‘toestemming’ kan je onmiddellijk laten verwijderen wanneer je de toestemming intrekt. Dit kan op eenvoudig verzoek door middel van een e-mail via dpo@cenergy.be

Wanneer er echter geschillen lopen bv. een rechtszaak of andere discussie loopt die wettelijke gevolgen kan hebben, dan is ons belang om deze gegevens toch te bewaren zwaarwichtiger dan jouw recht op verwijdering. Zolang dergelijke activiteiten lopen, kunnen wij geen gegevens verwijderen.

Recht op beperking van verwerking

Wanneer je het niet eens bent met één of meer van de verwerkingen die CenEnergy op jouw gegevens uitvoert, kan je hier een beperking op inroepen. Dit kan gebeuren bij eenvoudige vraag via e-mail dpo@cenergy.be

Recht op bezwaar

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen elke verwerking van jouw persoonsgegevens waarvoor wij een gerechtvaardigd belang menen te hebben. De verwerking van desbetreffende persoonsgegevens wordt gestaakt, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor deze verwerking aanvoeren die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of indien deze persoonsgegevens verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht op gegevensoverdracht

Wanneer naar een ander gelijkaardige dienst wenst over te stappen, kan je CenEnergy vragen (via dpo@cenergy.be ) om de door jou aangebrachte gegevens in een digitaal formaat aan te leveren zodat je deze aan een gelijkaardige organisatie kan meedelen.

Het recht om je toestemming in te trekken

Wanneer we persoonsgegevens zouden verwerken op basis van jouw toestemming dan kan je op elk ogenblik je toestemming zonder opgave van reden intrekken.

Het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Autoriteit

Wanneer je vermoed of denkt te weten dat CenEnergy onzorgvuldig met jouw persoonlijke gegevens omgaat of de hierboven beschreven rechten niet respecteert, dan kan je hierover een klacht indienen bij de bevoegde Belgische Autoriteit op het volgende adres: Gegevensbeschermingsautoriteit, klachtendienst, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

Wie contacteer je in geval van vragen met betrekking tot de policy?

Indien je vragen hebt met betrekking tot deze privacy policy of de uitoefening van je rechten in dit kader, kan je contact opnemen met onze DPO inzake privacy via dpo@cenergy.be

Wijziging privacy Policy en/of cookie beleid

CenEnergy houdt zich het recht voor om dit privacy beleid te updaten. Het is daarom belangrijk dat je steeds de recentste versie raadpleegt door te klikken op de link onderaan elke webpagina.

DEEL 2 : De verwerkingen op de publieke website

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou, wanneer doen we dat, waarom vragen we ze, waarom mogen we dit en hoelang bewaren we ze?

Categorie(ën) van persoonsgegevens

Bron

Waarom vragen we ze en waarom mogen we dit?

Bewaartermijn

Identificatiegegevens

Contactgegevens

Alle persoonsgegevens die je met ons wil delen in het kader van je vraag.

Uzelf wanneer u ons contacteert voor een vraag naar informatie bv. laadpaal of laadpas.

Wanneer je ons contacteert voor informatie dan gebruiken we de meegedeelde persoonsgegevens om met jou in contact te treden in het kader van jouw vraag.

De wettelijke basis hiervoor is ‘Uitvoering van de overeenkomst’

Wanneer u klant bent nemen we de vragen op in uw klanten dossier tot maximum 2 jaar na het einde van de samenwerking.

Ingeval u geen klant bent, verwijderen we uw persoonsgegevens binnen de 6 weken na het laatste contact.

Identificatiegegevens

Contactgegevens

Alle persoonsgegevens die je met ons wil delen in het kader van een klacht.

Uzelf wanneer u ons contacteert om een klacht door te geven.

Wanneer je ons contacteert voor om een klacht door te geven dan gebruiken we de meegedeelde persoonsgegevens om met jou in contact te treden in het kader van jouw klacht.

De wettelijke basis hiervoor is ‘Uitvoering van de overeenkomst’

Wanneer u klant bent nemen we uw klacht op in uw klanten dossier tot maximum 2 jaar na het einde van de samenwerking.

Wanneer u geen klant bent de persoonsgegevens 6 maanden na het afsluiten van de klacht verwijderd. Er is dan geen verdere bewaring.

Identificatiegegevens

Contactgegevens

Alle persoonsgegevens die je met ons wil delen in het kader van je kandidatuur

Jijzelf wanneer je ons contacteert

Wanneer je via onze contactpagina solliciteert verwerken we jouw persoonsgegevens om jou eventueel te contacteren en een eerste evaluatie te doen.

De wettelijke basis hiervoor is ‘Uitvoering van de overeenkomst’

CV’s en gerelateerde informatie van kandidaten die niet worden aangeworven, wordt maximaal 6 weken behouden na ontvangst of na het laatste gesprek waar zij werden voor uitgenodigd.

Ingeval wij u graag op een wervingsreserve wensen te houden, zullen we u hier specifieke om toestemming voor vragen.

Persoonsgegevens van Kandidaten die aangeworven worden, vallen onder de retentieperiodes als werknemer die in een specifieke policy voor werknemers worden besproken.

Verdere verwerkingen

CenEnergy NV heeft geen verdere verwerkingen met jouw persoonsgegevens. Alle verwerkingen zijn te vinden in de tabel hierboven.

DEEL 3 : De verwerkingen binnen de klantenzone en de APP

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou, wanneer doen we dat, waarom vragen we ze, waarom mogen we dit en hoelang bewaren we ze?

Categorie(ën) van persoonsgegevens

Bron

Waarom vragen we ze en waarom mogen we dit?

Bewaartermijn

Identificatiegegevens

Contactgegevens

Bijzonderheden van uw woonst

Uzelf door de samenwerking ingeval u een laadpaal bij u thuis wenst.

Voorbereidende actie om na te gaan of installatie van een laadpaal mogelijk is en indien dit het geval is, de voorbereidingen documenteren.

We hebben deze gegevens ook nodig om onze diensten te kunnen factureren en u bij vragen te kunnen contacteren.

Voor de uitvoering van deze verwerking baseren we ons op de ‘voorbereiding om tot een overeenkomst te komen’

We bewaren uw persoonsgegevens tot 2 jaar na de beëindiging van de samenwerking tenzij wettelijke verplichtingen een andere termijn zouden opleggen.

Indien uit het assessment blijkt dat een laadpaal niet kan geïnstalleerd worden, verwijderen we uw gegevens binnen de 6 weken na het verslag van de audit werd verstuurd.

Identificatiegegevens

Contactgegevens

Bijzonderheden van uw woonst

Uzelf door de samenwerking ingeval u een laadpaal bij u thuis wenst.

Voor de installatie van de laadpaal hebben we deze gegevens nodig.

Voor de uitvoering van deze verwerking baseren we ons op de ‘uitvoering van onze overeenkomst’

We bewaren uw persoonsgegevens (de bijzonderheden van uw woonst) 2 jaar na de beëindiging van de samenwerking tenzij wettelijke verplichtingen een andere termijn zouden opleggen

Identificatiegegevens

Contactgegevens

De informatie die u ons te geven in verband met een probleem met de installatie

Uzelf door ons te contacteren ingeval van problemen

Wanneer u onze helpdesk contacteert, registreren we uw probleem en zullen we zorgen voor de beste en snelst mogelijke oplossing.

Voor de uitvoering van deze verwerking baseren we ons op de ‘uitvoering van onze overeenkomst’

Wanneer we de informatie via e-mail of post ontvangen, bewaren uw persoonsgegevens tot 2 jaar na de beëindiging van de samenwerking tenzij wettelijke verplichtingen een andere termijn zouden opleggen.

Wanneer we de informatie over het probleem per telefoon ontvangen en we het probleem aan de telefoon kunnen oplossen, registreren wij geen gegevens van deze oproep.

Identificatiegegevens

Contactgegevens

Gegevens betreffende het laden : aantal kWh, laad locatie, tijdstip van laden, aanwezigheid (tijd) op de laadpositie.

Uzelf door de samenwerking

We hebben deze gegevens nodig om onze diensten te kunnen factureren en u bij vragen te kunnen contacteren.

Voor de uitvoering van deze verwerking baseren we ons op de ‘uitvoering van onze overeenkomst’

We bewaren uw persoonsgegevens tot 10 jaar na de beëindiging van het lopende boekjaar.

Dit betreft zowel de wettelijke termijn voor facturatie als verjaartermijnen rond fraudebestrijding.

Identificatiegegevens

Contactgegevens

Bijzonderheden over het gebruik van elektriciteit in uw woonst

Uzelf door de samenwerking waar werd voor gekozen

Indien u gekozen heeft voor de optie ‘Load Balancing’ hebben we deze gegevens nodig om de service te kunnen aanbieden.

Voor de uitvoering van deze verwerking baseren we ons op de ‘toestemming’ die opgenomen werd in de overeenkomst.

We bewaren uw persoonsgegevens tot 2 jaar na de beëindiging van de samenwerking tenzij wettelijke verplichtingen een andere termijn zouden opleggen

Identificatiegegevens

Contactgegevens

Bijzonderheden over het gebruik en verbruik in al haar facetten (zie bovenstaande verwerkingen)

Uzelf door de samenwerking

Zowel binnen de klantenzone als op de APP kan u overzichten vinden van al uw activiteiten die betrekking hebben op de diensten van onze samenwerking.

Binnen het operationele systeem bewaren we uw persoonsgegevens tot 1 jaar na het beëindigen van de klantenrelatie.

Echter worden uw persoonsgegevens in bv. het financiële systeem (papier/digitaal) bewaard volgens de wettelijke termijnen met een max. van 10 voor zowel de wettelijke termijn voor facturatie als verjaartermijnen rond fraudebestrijding.

Identificatiegegevens

Contactgegevens

Alle persoonsgegevens die je met ons wil delen in het kader van je vraag.

Uzelf wanneer u ons contacteert voor een vraag naar informatie

Wanneer je ons contacteert voor informatie dan gebruiken we de meegedeelde persoonsgegevens om met jou in contact te treden in het kader van jouw vraag.

De wettelijke basis hiervoor is ‘Uitvoering van de overeenkomst’

Wanneer we de vraag via e-mail of post ontvangen, bewaren uw persoonsgegevens tot 2 jaar na de beëindiging van de samenwerking tenzij wettelijke verplichtingen een andere termijn zouden opleggen.

Wanneer we uw vraag per telefoon ontvangen en we het probleem aan de telefoon kunnen oplossen, registreren wij geen gegevens van deze oproep.

Identificatiegegevens

Contactgegevens

Alle persoonsgegevens die je met ons wil delen in het kader van een klacht.

Uzelf wanneer u ons contacteert om een klacht door te geven.

Wanneer je ons contacteert om een klacht door te geven dan gebruiken we de meegedeelde persoonsgegevens om met jou in contact te treden in het kader van jouw klacht.

De wettelijke basis hiervoor is ‘Uitvoering van de overeenkomst’

We bewaren uw persoonsgegevens tot 2 jaar na de beëindiging van de samenwerking tenzij wettelijke verplichtingen een andere termijn zouden opleggen.

Identificatiegegevens

Bijzonderheden over het gebruik en verbruik.

Uzelf en eventuele derden wanneer we denken dat dit noodzakelijk is.

We dienen er zorg voor te dragen dat er geen fraude kan gebeuren met onze kaarten of dat deze zo snel mogelijk wordt gedetecteerd.

De wettelijke basis hiervoor is ‘Gerechtvaardigd belang’.

We bewaren uw persoonsgegevens tot 10 jaar na de beëindiging van het lopende boekjaar.

Verdere verwerkingen

CenEnergy NV heeft geen verdere verwerkingen met jouw persoonsgegevens. Alle verwerkingen zijn te vinden in de tabel hierboven.

Er bestaat binnen CenEnergy ook geen operationele rapportering op persoonsniveau; dit gebeurt enkel op anonieme en geaggregeerd niveau.